Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter Lehrgangsverwaltung und Sekretariat in Bad Köstritz

Stellenbeschreibung

An der Thüringer Landesfeuerwehr- und Katastrophenschutzschule (TLFKS) in Bad Köstritz ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/-es


Angestellten im öffentlichen Dienst als


Bürosachbearbeiterin/ Bürosachbearbeiter

Lehrgangsverwaltung und Sekretariat [1]

zu besetzen.

 

Die TLFKS ist die zentrale Aus- und Fortbildungseinrichtung für die Freiwilligen Feuerwehren, die Berufs- und Werkfeuerwehren in Thüringen.

   

Wir bieten Ihnen:

  • Eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Bezug zur Aus- und Fortbildung in den Bereichen Feuerwehr und Katastrophenschutz.
  • Eine unbefristete Einstellung als Tarifbeschäftigte/ er nach TV-L in Vollzeit (40 Stunden/ Woche), bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E5 TV-L.
  • Die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.
  • Mitwirkung beim Vollzug der Vereinbarung zur länderübergreifenden Zusammenarbeit (Initiative Mitteldeutschland, z.B. Bedarfserhebung, Zuweisung von Kontingenten, Vollzugsüberwachung)
  • Zuarbeiten zu sonstigen statistischen Erhebungen und Anfragen
  • allgemeine Sekretariatsaufgaben/ Vorzimmer des Schulleiters
  • Verarbeitung von schriftlicher und elektronischer Ein- und Ausgangspost (Poststelle)
  • Schreibarbeiten
  • zentraler Telefon- und Auskunftsdienst
  • Überwachung der Anwesenheit der Beschäftigten (Führung der Urlaubs- und Überstundenkarten)
  • Mitwirkung bei der Verwaltung der Büroverbrauchsmaterialien inkl. Führung eines Bestandsverzeichnisses

   

Ihre Aufgaben:

im Bereich Lehrgangsverwaltung, z.B.:

  • Mitwirkung bei der Erstellung des jährlich aufzustellenden Lehrgangsplanes der TLFKS (z.B. Bedarfserhebungen)
  • Mitwirkung beim Vollzug des Lehrgangsplanes durch
    • teilweise eigenständige Bearbeitung von Lehrgangsanmeldungen (z.B. Datenerfassung, Klärung von Teilnahmevoraussetzungen, Abstimmung hinsichtlich Lehrgangskapazitäten und Terminen, Erteilung von Zu- und Absagen nach Vorgabe, Bearbeitung mündlicher und schriftlicher Anfragen, Erstellung von Zeugnissen, Terminabstimmung mit Mitgliedern von Prüfungskommissionen) unter Verwendung üblicher Bürosoftware sowie einer auf Basis von Microsoft Access erstellten speziellen Datenbanklösung
    • eigenständiges Anlegen, Führen und Archivieren/ Aussondern der Lehrgangs- bzw. Ausbildungsakten
    • Durchführung der Lehrgangsanmeldung am Anreisetag (z.B. Datenerfassung, Vergabe der Unterkünfte und Erfassen von Belehrungen und Nachweisen, Weitergabe der Daten an interne Bedarfsträger)
    • statistische Auswertungen
  • Mitwirkung bei aufgabenbezogenen Projekten (z.B. Umstellung der Lehrgangs-Verwaltungs-Software)

 

im Bereich Sekretariat, z.B.:

  • allgemeine Sekretariatsaufgaben/ Vorzimmer des Schulleiters
  • Verarbeitung von schriftlicher und elektronischer Ein- und Ausgangspost (Poststelle)
  • Schreibarbeiten
  • zentraler Telefon- und Auskunftsdienst
  • Überwachung der Anwesenheit der Beschäftigten (Führung der Urlaubs- und Überstundenkarten)
  • Mitwirkung bei der Verwaltung der Büroverbrauchsmaterialien inkl. Führung eines Bestandsverzeichnisses


Bei Interesse übersenden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen bitte bis spätestens 31.07.2019 unter dem Kennwort


„Bürosachbearbeiterin/ Bürosachbearbeiter Lehrgangsverwaltung und Sekretariat“


an die:

 

Thüringer Landesfeuerwehr- und Katastrophenschutzschule

Silbitzer Weg 6

07586 Bad Köstritz

 

 

Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen nach Maßgabe des SGB IX besonders berücksichtigt.

Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungsunterlagen vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen ist ein ausreichend frankierter Rückumschlag beizufügen. Durch die Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir elektronisch übersandte Bewerbungsunterlagen (E- Mail) aus Gründen des Datenschutzes nicht annehmen können.

Mit der Abgabe der Bewerbung erklären sich die Bewerberinnen und Bewerber mit der Einsichtnahme in die Personalakte einverstanden und stimmen gleichzeitig der vorübergehenden Speicherung der im Rahmen des Auswahlverfahrens erforderlichen Daten zu. Mit der Abgabe ihrer Bewerbung stimmen Bewerber der Speicherung ihrer personenbezogenen Daten, soweit diese im Rahmen des Auswahlverfahrens benötigt werden, zu. Diese Daten werden nur für das Auswahlverfahren verwendet und für die Dauer des Verfahrens gespeichert. Für weitere Informationen zu unserer Einrichtung und zur der ausgeschriebenen Stelle stehen Ihnen unser Internetangebot unter www.lfks-th.de sowie Herr Markus Burgold und im Vertretungsfall Herr Steffen Hünniger unter der Rufnummer 0361/57-3345 001 bzw. per E- Mail unter der Adresse poststelle@lfks-th.de gern zur Verfügung.




[1] Alle Dienst- und Funktionsbezeichnungen gelten jeweils für alle Geschlechter


Voraussetzungen

Ihr Profil (Anforderungen):

  • abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte /er für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann
  • sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
  • Kenntnisse im Bereich der Feuerwehr und des Katastrophenschutzes
  • Loyalität, Verschwiegenheit und eigenständige Arbeitsweise
  • Sicherer Umgang bei der elektronischen Datenverarbeitung mit üblicher Bürosoftware (MS Office)
  • Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit, Flexibilität und Mobilität, soziale Kompetenz, Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie sicheres und höfliches Auftreten
  • Bereitschaft zur Teilnahme an erforderlichen Weiterbildungsmaßnahmen
  • Bereitschaft zur Mehrarbeit außerhalb der üblichen Arbeitszeiten bei besonderen Lagen, z.B. Großschadenslage
  • Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsysteme (z.B. VIS, Easy, Docuware, ELO, D3)
  • Berufserfahrungen in einem Sekretariat bzw. Vorzimmer in einer öffentlichen Verwaltung und/ oder im Bereich der Organisation von Aus- und Fortbildungsveranstaltungen
  • Gültiger Führerschein der Klasse B

 

 

Wünschenswert/ von Vorteil sind:

  • Kenntnisse im Bereich der Feuerwehr und des Katastrophenschutzes
  • Erfahrungen als Mitglied einer Freiwilligen Feuerwehr sind besonders erwünscht
  • Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsysteme (z.B. VIS, Easy, Docuware, ELO, D3)
  • Berufserfahrungen in einem Sekretariat bzw. Vorzimmer in einer öffentlichen Verwaltung und/ oder im Bereich der Organisation von Aus- und Fortbildungsveranstaltungen
  • Gültiger Führerschein der Klasse B

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Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter Lehrgangsverwaltung und Sekretariat

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Thüringer Landesfeuerwehr- und Katastrophenschutzschule Thüringer Landesfeuerwehr- und Katastrophenschutzschule

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Mehr zum Job

Anzeigenart Stellenangebot
Arbeitszeit Vollzeit
Vertragsart Festanstellung
Berufliche Praxis mit Berufserfahrung
Aus- und Weiterbildung Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss
Berufskategorie Öffentlicher Dienst, Sicherheit, Reinigung, etc. / Öffentlicher Dienst
Arbeitsort Silbitzer Weg 6, 07586 Bad Köstritz

Arbeitgeber

Thüringer Landesfeuerwehr- und Katastrophenschutzschule

Kontakt für Bewerbung

Silbitzer Weg 6, 07586 Bad Köstritz poststelle@lfks-th.de
Telefon: 0361/57-3345001
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