Sekretärin (m/w/d)

Im Fachbereich Recht und Personal der Stadtverwaltung Jena ist schnellstmöglich nachfolgende Stelle neu zu besetzen:

SEKRETÄRIN (m/w/d)

Ihre AUFGABEN

• allgemeine Sekretariatsorganisation und -kommunikation
  (Terminmanagement, Telekommunikation, Postbearbeitung, Besucherempfang, Schriftgutverwaltung, Büromaterialbeschaffung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen)

• Vor- und Nachbereitungen von Sitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollierung

• Mitwirkung bei der Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen; eigenständige Grundbuch- und Katasterrecherche sowie Betreuung gerichtlicher Mahnverfahren

• Administration des besonderen elektronischen Behördenpostfachs

Ihr PROFIL

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte (FL I), Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbar

• nachweisbare Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil

• routinierter Umgang mit Standard-Bürosoftware und weitere Bereitschaft zur Digitalisierung

Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent, verantwortungsbewussten und sorgfältigen Arbeiten unterstützen Sie den Fachbereichsleiter bei verschiedensten Terminen, ständig wechselnden Sachverhalten und Herausforderungen. Sie arbeiten strukturiert, pflegen einen selbständigen Arbeitsstil und können dadurch Prioritäten setzen und verschiedene Aufgaben koordinieren. Sie verfügen über eine ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung und treten stets sicher und souverän auf. Zudem verbinden Sie Motivation und Einsatzbereitschaft mit hoher Kommunikationsfähigkeit und Kollegialität.

Unser ANGEBOT AN SIE

• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit

• eine Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD mit regelmäßigen Tariferhöhungen, einschließlich verschiedener Jahressonderzahlungen („Weihnachtsgeld“ und Leistungsprämie) und einer betrieblichen Altersvorsorge

• flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten und Arbeitsmodelle sowie 30 Tage Erholungsurlaub

• eine umfassende Einarbeitung sowie Unterstützung bei der fachlichen Qualifizierung und Weiterbildung

• ein vergünstigtes VMT-Jobticket oder City Card oder teilweise Übernahme der Kindergartengebühren

• ein betriebliches Gesundheitsmanagement und die Möglichkeit des Fahrradleasings

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann senden Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf, Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation sowie Kopien von qualifizierten Dienst-/Arbeitszeugnissen/Beurteilungen, die nicht älter als drei Jahre sein sollten, bis spätestens 09.06.2025 über unser Online-Bewerberportal.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Die Stadt Jena engagiert sich für Chancengleichheit.

Weitere Informationen finden Sie unter: karriere.jena.de

Ansprechpartner für Bewerbung:
Frau Andrea Voigt
Fachdienst Personal

Am Anger 15 07743 Jena
bewerbungen@jena.de
03641 49 - 2016