Assistenz des Oberbürgermeisters (m/w/d)

Im Büro des Oberbürgermeisters der Stadt Jena ist schnellstmöglich nachfolgende Stelle neu zu besetzen:

Assistenz des Oberbürgermeisters (m/w/d)

JENA – DIE LICHTSTADT MIT ZUKUNFT - ist mehr als nur eine Stadt: hier treffen Innovation, Wirtschaftskraft und Lebensqualität aufeinander. Mit starken Unternehmen, wegweisender Forschung und einem vielfältigen Kulturleben bietet Jena das perfekte Umfeld für Familien und Berufstätige. Ob sichere Kinderbetreuung, abwechslungsreiche Schulen oder eine atemberaubende Naturkulisse mit zahlreichen Sport- und Freizeitmöglichkeiten – hier finden Sie alles, was das Leben lebenswert macht.

STADTVERWALTUNG JENA – FÜR UNSERE GEMEINSCHAFT. Für rund 110.000 Bürger:innen, zahlreiche Unternehmen und Institutionen gestalten wir als Stadtverwaltung täglich moderne und vernetzte Dienstleistungen. Gemeinsam sorgen wir für nachhaltiges Wachstum und eine lebenswerte Kommune. Als eine familienfreundliche Arbeitgeberin und eine der größten der Region investieren wir kontinuierlich in die Gesundheit, Zufriedenheit und Entwicklung unserer rund 2.000 Mitarbeitenden – denn nur gemeinsam können wir die Zukunft Jenas gestalten.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
• Termin-, Büro- und Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen
• Mitwirkung bei Steuerungs- und Koordinierungsaufgaben
• Unterstützung und Mitarbeit in Projekten
• Mitwirkung bei allgemeinen Verwaltungs- und Organisationsvorgängen
• Überwachung und Nachverfolgung von Budgets sowie Mitwirkung bei der Haushaltsplanung
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Auswertungen
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung
• nachweisbare Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil
• routinierter Umgang mit Standard-Bürosoftware sowie weitere Bereitschaft zur Digitalisierung

Sie verfügen über eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und verstehen es, auch in unterschiedlichen Situationen adressatengerecht und professionell zu kommunizieren. Dank Ihrer strukturierten und zuverlässigen Arbeitsweise behalten Sie selbst bei einem hohen Arbeitsaufkommen den Überblick und setzen Prioritäten sicher. Sie arbeiten service- und lösungsorientiert, begegnen internen sowie externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern freundlich und verbindlich und verstehen sich als unterstützende Schnittstelle innerhalb der Organisation. Darüber hinaus bringen Sie ein hohes Maß an Belastbarkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein mit und arbeiten sowohl selbstständig als auch erfolgreich im Team.

Ihre Vorteile – darum lohnt sich ein Wechsel zu uns

• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit oder Teilzeit
• eine Vergütung in der Entgeltgruppe 8 TVöD mit regelmäßigen Tariferhöhungen, einschließlich verschiedener Jahressonderzahlungen („Weihnachtsgeld“ und Leistungsprämie)
• flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Erholungsurlaub
• eine umfassende Einarbeitung und Unterstützung bei der fachlichen Qualifizierung und Weiterbildung
• vielfältige Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung
• ein interessantes, vielfältiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• ein vergünstigtes VMT-Jobticket oder City Card oder teilweise Übernahme der Kindergartengebühren
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement sowie die Möglichkeit des Fahrradleasings

Sie übernehmen Verantwortung, denken mit und möchten etwas bewegen? Werden Sie Teil des Teams der Stadt Jena.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerberportal bis zum 20.07.2026 mit folgenden Unterlagen: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation sowie Kopien von qualifizierten Dienst- und Arbeitszeugnissen/Beurteilungen.

Die Stadt Jena engagiert sich für Chancengleichheit.